Kürzlich hatte ich es mit einem, vornehm ausgedrückt, schwierigen Geschäftspartner auf der Gegenseite zu tun. Es ging um Gewährleistungsansprüche meiner Mandantin. Am Telefon wollte unser Gegenüber nicht mit mir über die Sache reden. Also musste ich mich schriftlich an die Gegenseite wenden…
Aber wie macht man das eigentlich am besten? Wir haben es ja immer öfter mit Zeitgenossen zu tun, die ihre Probleme ausblenden wollen, indem sie unangenehme Nachrichten einfach ignorieren.
Man kann eine Email schicken. Eine Email ist zugestellt, wenn sie in der Mailbox des Empfängers abrufbar gespeichert wird. Wer sich auf den Zugang beruft, muss das beweisen. Das ist unter normalen Umständen aber nicht möglich, zumal die Email immer im Spam-Ordner landen kann. Der Zugang kann praktisch nur dadurch nachgewiesen werden, dass der Empfänger antwortet und der ursprüngliche Text in der Antwortmail enthalten ist. In meinem Ausgangsfall blieben mehrere Emails, die ich zusätzlich zum Postversand geschickt hatte, einfach unbeantwortet. Fazit: Nicht empfehlenswert.
Telefax
Das Telefax scheint langsam aus der Mode zu kommen. In meinem Ausgangsfall war jedenfalls keine Telefaxnummer der Gegenseite ausfindig zu machen. Außerdem gilt: Auch wenn man ein Sendeprotokoll hat, wird dadurch nicht bewiesen, dass das Fax tatsächlich beim dem Empfänger angekommen ist. Ein Sendeprotokoll ist höchstens ein Indiz dafür, dass überhaupt ein Schriftstück abgesendet worden ist. Der Empfänger hat dann eine sekundäre Darlegungslast dafür, dass und aus welchen Gründen der Erhalt des Faxes nicht erfolgt sein kann, z.B. durch technische Störungen, kein Papier im Gerät und so weiter. Der Faxversand ist daher deutlich weniger sicher, als vielfach angenommen wird, und damit auch keine empfehlenswerte Methode.
Zustellung durch die Deutsche Post
Einfacher Brief
Mit einem einfachen Brief lässt sich bekanntermaßen kein sicherer Zugang erreichen. Solange der Empfänger nicht antwortet, gibt es keinen Nachweis. Im Zweifel wird er behaupten, keine Post von Ihnen bekommen zu haben.
Einschreiben
Davon bietet die Deutsche Post sage und schreibe 4 Sorten an. Was weitgehend unbekannt ist: Die kostengünstigste Variante ist die beste.
Einschreiben Standard
Das ist nicht die kostengünstigste Variante, auch wenn es sich so anhört. Beim Standard-Einschreiben übergibt der Postbote das Schreiben an den Empfänger oder eine Person, die er beim Empfänger antrifft. Wird niemand angetroffen, wirft der Postbote eine Benachrichtigung in den Briefkasten. Holt der Empfänger das Einschreiben bei der Post ab, ist alles in Ordnung. Macht er das aber nicht, ist keine Zustellung erfolgt. Nicht empfehlenswert.
Einschreiben Eigenhändig
Wie Einschreiben Standard, nur dass Übergabe des Briefs ausschließlich an den Empfänger persönlich erfolgen kann. Nicht empfehlenswert.
Einschreiben mit Rückschein
Weit verbreitet und zu Unrecht als sichere Zustellungsart geschätzt. Aufpreis zum normalen Brief 4,70 €. Wenn der der Postbote den Empfänger antrifft, ihm das Schriftstück übergibt und der Empfänger den Empfang mit seiner Unterschrift bestätigt, ist der Zugang nachgewiesen. Wenn der Empfänger die Annahme verweigert, wird der vereitelte Zugang immerhin fingiert. Soweit, so gut, doch in vielen Fällen läuft es so: Der Empfänger ist nicht da oder macht einfach die Tür nicht auf. Dann bleibt auch beim Einschreiben mit Rückschein nur der Benachrichtigungszettel im Briefkasten. Wird das Einschreiben vom Empfänger nicht abgeholt, ist keine Zustellung erfolgt. Nicht empfehlenswert.
Einwurf-Einschreiben
Die kostengünstigste und m. E. zugleich beste Variante der Postzustellung! Aufpreis zum normalen Brief nur 2,20 €. Der Postbote wirft den Brief einfach in den Briefkasten und dokumentiert mit seiner Unterschrift, dass er den Brief zugestellt hat. Dieses Beweismittel lässt sich nur schwer erschüttern. Die Gegenseite kann zwar theoretisch behaupten, einen (leeren) Umschlag, aber keinen Brief bekommen zu haben. Deswegen wird empfohlen, beim Eintüten einen Dritten hinzuzuziehen, der das Schriftstück vorher liest und später als Zeuge auftreten kann. So können Zugang und Inhalt nachgewiesen werden. Das Einwurf-Einschreiben funktioniert also bei zuverlässigen Postboten gut. In meinem Fall leider nicht. Macht der Postbote vielleicht gemeinsame Sache mit dem Empfänger (um diesen von schlechten Nachrichten zu verschonen), dann schickt er den Brief mit dem Stempelvermerk „Empfänger unbekannt“ an den Absender zurück, auch wenn der Empfänger für jeden sichtbar sein Geschäft an der angegebenen Adresse betreibt. So ist es mir ergangen. Das gab Anlass, mich später bei der Deutschen Post zu beschweren. Was inzwischen von dort so beantwortet wurde:
Sehr geehrter Herr Seip,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Wie Sie uns mitteilen, wurde Ihre Post nicht beim Empfänger zugestellt, sondern an Sie zurückgesandt. Das tut uns leid.
Natürlich haben wir die zuständige Abteilung über Ihr Anliegen informiert. Diese wird prüfen, ob vor Ort etwas falsch gelaufen ist.
Haben Sie noch Fragen, dann melden Sie sich einfach. Wir sind gerne für Sie da.
Fazit FFF: Formlos, Fristlos, Fruchtlos.
Was nun? Wie es weiter ging, berichte ich demnächst an dieser Stelle.
